Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Penggajian yang Tepat

Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Penggajian yang Tepat untuk Perusahaan Anda?

Ada berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih software dan aplikasi HR yang tepat untuk Perusahaan, seperti fitur, kemudahan penggunaan, integrasi, support service, dan banyak lagi. Komponen upah tiap perusahaan juga berbeda-beda, mungkin saja tidak cocok dengan layanan yang diberikan oleh aplikasi penggajian tertentu.

Agar tidak salah memilih aplikasi penggajian perusahaan, perhatikan cara berikut ini untuk membantu Anda memilih aplikasi penggajian yang akurat, dan memiliki pemotongan PPh 21, BPJS dan pengurangan lainnya yang diperlukan untuk masing-masing karyawan.

A. Status karyawan Perusahaan

Status karyawan yang berbeda-beda, seperti karyawan kontrak, karyawan tetap, maupun pekerja lepas membuat jadwal pembayaran gaji mungkin akan berbeda-beda, selain itu fitur yang dibutuhkan mungkin juga berbeda. 

Supaya proses penggajian lebih efisien maka aplikasi penggajian harus bisa memenuhi kebutuhan tersebut. Contoh, adanya pilihan status kepegawaian yang berpengaruh pada dasar perhitungan PPh Pasal 21. 

B. Tentukan komponen upah apa saja yang akan dimasukkan

Setiap Perusahaan memiliki komponen upah yang berbeda-beda. Baik dari sisi tunjangan maupun potongan. Dengan banyaknya komponen yang harus dihitung, proses perhitungan secara manual dirasa sudah tidak efisien. 

Biasanya komponen upah terdiri dari Gaji Pokok, Tunjangan Tetap, Tunjangan Tidak Tetap, Potongan BPJS, Potongan Pajak, dan Potongan Pinjaman jika ada. Pastikan semua komponen yang ada dan sesuaikan pada menu yang tersedia pada aplikasi penggajian.

C. Aplikasi yang kompatibel dengan perangkat yang dipakai perusahaan

Jika Perusahaan Anda menggunakan system operasi ChromeOS maka mungkin saja tidak semua aplikasi penggajian dapat digunakan. Untuk itu Anda perlu memastikan aplikasi berjalan di ChromeOS. 

Apabila software penggajian harus di-install pada sebuah komputer maka Anda harus mempertimbangkan berapa  biaya yang akan dikeluarkan untuk sistem yang baru tersebut dan berapa teknisi yang diperlukan.

D. Kemudahan penggunaan

Perusahaan dapat mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:

1. Mampu mengatur komponen payroll dengan mudah, tidak perlu keahlian khusus
2. Menurunkan rasio human error (lebih akurat)
3. Kemudahan memasukkan data karyawan berupa data diri, NPWP, data perbankan, BPJS dll
4. Kemudahan mengatur presensi karyawan, pengelolaan shift dll
5. Terdapat report payroll secara otomatis
6. Fitur salary slip, karyawan dapat mendownload dan mencetak slip gajinya sendiri
7. Memiliki hak akses untuk tim pengelolaan penggajian yang biasanya lebih dari 1 orang
8. Selain disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan yang terus berubah juga sudah sesuai dengan regulasi pemerintah

E. Ketersediaan support service

Aplikasi penggajian yang menyediakan layanan dan dukungan selama 24 jam sangat membantu user atau Perusahaan yang mungkin saja mengalami kesulitan dalam penggunannnya. Standar waktu respon dari support service sebaiknya tertuang dalam SLA. Ini memberi ketenangan kepada user. Perusahaan memiliki kontrak yang dapat menjadi rujukan yang memungkinkan untuk meminta pertanggungjawaban dari support service. Ini juga merinci jenis layanan yang akan diberikan.

F. Biaya berlangganan

Perusahaan dapat membandingkan aplikasi penggajian mana yang terbaik dan disesuaikan dengan anggaran. Jangan sampai setelah melakukan kontrak 1 tahun, baru beberapa bulan saja Anda sudah kecewa dengan kualitas aplikasi dan after sales yang buruk.

G. Referensi dan track record

Langkah terakhir yang harus dilakukan adalah mencari informasi dan referensi dari beberapa orang yang telah memakai aplikasi tersebut. Pilih aplikasi yang memiliki rekam jejak yang baik. Selain itu, pilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan Perusahaan Anda.

Semoga bermanfaat!

Bagaimana Cara Penangguhan Upah Karyawan

Pengusaha dilarang membayar upah karyawan lebih rendah dari upah minimum. Menurut UU No 13 tahun 2003 pasal 90 ayat (1), Perusahaan yang membayar upah karyawan di bawah UMP akan dikenakan sanksi pidana kurungan penjara paling singkat 1 tahun dan paling lama 4 tahun dan/atau denda paling sedikit Rp100.000.000 dan paling banyak Rp400.000.000.

Apabila Perusahaan tetap saja tidak bisa memberikan upah kepada karyawan sesuai standar minimum UMP, maka cara yang bisa ditempuh adalah penangguhan upah.

Penangguhan upah biasanya terjadi karena keuangan Perusahaan (pendapatan Perusahaan) tidak mampu membayar karyawan sesuai upah minimum yang berlaku. Penangguhan tersebut ditujukan kepada Gubernur melalui instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan Provinsi paling lambat 10 hari sebelum tanggal berlakunya upah minimum.

Menurut pengalaman pribadi saya, ada beberapa dokumen yang diperlukan untuk mengurus penangguhan upah tersebut;

1. Surat Pernyataan bahwa karyawan benar dan bersedia diberikan upah sesuai kesepakatan tanpa paksaan (upah di bawah UMP).
2. Surat Kesepakatan antara pengusaha dengan karyawan bahwasanya akan dilakukan penangguhan upah, dokumen ini harus mendapat kesepakatan dari Serikat Buruh (apabila ada).
3. Daftar informasi karyawan dan upahnya.
4. Laporan keuangan Perusahaan sebagai bukti Perusahaan tidak mampu membayar upah sesuai standar UMP.

Setelah dokumen lengkap silakan konsultasikan ke Disnakertrans apa langkah selanjutnya. Waktu itu saya langsung diberikan jadwal untuk sidang penangguhan. Yang perlu datang pada sidang tersebut adalah wakil dari Perusahaan (Direktur, HR, dan Finance). Siapkan diri Anda untuk menghadapi sidang bersama dengan wakil dari Disnakertrans kurang lebih 5 orang, wakil dari Serikat Pekerja kurang lebih 3 orang, yang lainnya saya lupa, saya kira waktu itu ada 11 orang. Sidang berlangsung kurang lebih 1 jam, pertanyaan yang diberikan ke kami cukup banyak, kurang lebih seputar proses produksi di dalam Perusahaan, bagaimana kondisi keuangan, dan apa alasan Perusahaan membayar karyawan di bawah upah minimum.

Pada dasarnya penangguhan upah tidak serta-merta menghilangkan kewajiban Pengusaha untuk membayar upah karyawan sesuai standar UMP, Wakil dari Disnakertrans menjelaskan kepada saya bahwa Perusahaan tetap memiliki kewajiban membayar selisih upah minimum selama penangguhan.

Bingung? Coba saya jelaskan menggunakan perumpamaan.

Pada tahun 2017 Pak Badu bekerja di Perusahaan saya, upah yang saya berikan adalah Rp900.000/bulan, pada tahun 2018 ada kenaikan UMP sebesar Rp1.000.000/bulan, sementara saya tidak dapat membayar upah sebesar UMP pada tahun 2018 karena kondisi keuangan Perusahaan saya sedang merugi. Kemudian saya melakukan penangguhan upah ke Disnakertrans, di sana saya dijelaskan bahwa pada tahun 2018 saya harus tetap membayar upah Pak Badu sebesar Rp900.000/bulan dan ada selisih Rp100.000/bulan yang harus saya bayarkan kepada Pak Badu pada tahun selanjutnya yaitu 2019.

Selain itu saya juga harus mengikuti standar UMP pada tahun 2019, Perusahaan saya tidak diperbolehkan melakukan penangguhan upah kembali, karena penangguhan upah hanya berlaku 1 tahun.

Apa Anda merasa prosesnya cukup rumit? Saran saya adalah perbaiki manajemsn Perusahaan Anda, supaya Anda dapat memberikan upah yang layak bagi karyawan.

Konfrontasi

Image by www.theodysseyonline.com

Melakukan konfrontasi merupakan hal sulit bagi banyak orang. Jika kita kurang nyaman dengan istilah Confront atau konfrontasi, saran saya mengubah (reframing) dengan kata CLARIFY atau MENJELASKAN.

Maksudnya adalah menJELASKAN MASALAHnya!! dan bukannya berkonfrontasi dengan orangnya.

Bagaimana cara yang baik untuk melakukan CLARIFY?

10 langkah, yaitu:

1. TERTUTUP
Lakukanlah secara tertutup, maksudnya adalah jangan melakukan clarify di depan orang banyak.

2. SEGERA
Lakukan segera. Jangan menunggu terlalu lama.

3. SATU MASALAH SAJA
Saat bertemu, berbicaralah hanya tentang 1 masalah saja. Fokus 1 masalah, jangan membicarakan lainnya.

4. STOP Pengulangan
Apabila sudah mendapat titik temu, STOP !! Jangan terus menerus mengulang masalah itu lagi.

5. UBAH yang BISA Saja
Menangani masalah yang dapat dirubah oleh orang tersebut. Apabila kita meminta seseorang melakukan hal yang tidak mampu dilakukannya, maka akan membuat ia frustasi.

Dan hubungan kita akan makin memburuk

6. No SARKASME
Hindari anarkisme yang dapat melukai hati orang lain. Anarkisme itu isyarat bahwa Anda sedang marah besar terhadap orang tersebut.

7. No JUDGEment
 Hindari kalimat menghakimi, seperti:
- kau selalu....
- kau tidak pernah.....

Kalimat judgment menurunkan kecermatan dalam menyelesaikan masalah dan membuat orang menjadi defensif.

8. SARAN & TANYA
Apabila memungkinkan, sampaikan kritik dalam bentuk saran dan pertanyaan.

9. Jangan MEMINTA MAAF
Jangan MEMINTA MAAF atas pertemuan yang bersifat konfrontatif.

Melakukan hal ini akan mengurangi bobot pertemuan dan menunjukkan bahwa Anda tidak yakin memiliki hak untuk mengatakan apa yang Anda lakukan.

10. PUJIAN
Jangan lupa memberi PUJIAN. Gunakan pujian dengan cara seperti roti "SANDWICH" (Pujian-Konfrontasi-Pujian).


Semoga bermanfaat.

Pengelolaan SDM (SPARK)

Setiap perusahaan dalam skala besar maupun kecil tentunya memiliki tantangan yang sama dalam pengelolaan SDM di jaman yang tidak pasti ini.

Seorang ibu bertanya " Pak, sebaiknya anak saya belajar di bidang apa yang bagus ya dan menjamin keberhasilan anak saya di masa depan?" Saya sampaikan hal yang paling penting saat ini adalah mendorong anak untuk terus mau belajar, karena apapun yang kita kuasai saat ini akan cepat usang di masa depan. #mengutip kalimat dari relasi HR :D.

Bagaimana perusahaan mengelola SDM di era saat ini, singkatannya SPARK. SPARK adalah pijar, yang berarti fungsi pengelolaan SDM saat ini adalah bagaimana "menyalakan" orang lain.

1. S : shaping future leader

Keberhasilan pemimpin dilihat dari keberhasilannya melahirkan pemimpin baru yang bisa meneruskan perjalanan organisasi/perusahaan. Banyak perusahaan di Indonesia yang belum mampu melewati generasi ketiga, karena pemimpinnya tidak pernah meluangkan cukup waktu mendidik pemimpin berikutnya.

2. P : performance driven culture

Perusahaan yang berhasil di era saat ini adalah perusahaan yang memiliki budaya perusahaan baik. Budaya perusahaan yang baik akan menarik dan memfilter orang-orang dalam perusahaan itu. Bagaimana kita bisa mendorong orang-orang yang sadar akan perannya dalam organisasi dan malu jika tidak berprestasi. Hal yang cukup memprihatinkan adalah Human Capital Index di Indonesia saat ini lebih rendah dari Vietnam. indekx tersebut mengukur motivasi bekerja, kemauan belajar, kebutuhan akan prestasi, kolaborasi kerja dll.

3. A : accelerate learning process

Belajar adalah kewajiban dan kebutuhan setiap individu. Proses belajar tidak mesti dari training. Survei membuktikan 80% pembelajaran yang efektif adalah dari pengalaman. Jangan terjebak pada formalitas gelar dan sertifikat, karena pada akhirnya kompetensi dibuktikan dengan kerja dan output.

4. R : rigor and integrity

Butuh orang-orang yang tekun, ulet, konsisten untuk mengawal perubahan. Pemimpin dan pengelola SDM juga harus memiliki integritas, walk the walk,  apa yang dia ucapkan iu juga yang dia jalankan. Tidak bisa pemimpin meminta anak buahnya untuk berubah, lebih disipin, terus belajar, tetapi pemimpinnya tidak memberi contoh. Sering ada ungkapan orang memilih masuk karena perusahaan, dan memilih keluar karena bosnya. Pemimpin yang tidak memberikan arahan, tidak mendidik dan memotivasi adalah alasan banyak karyawan "berkompeten" keluar.

5. K : keep simple and agile

Jangan membuat prosedur, aturan dan hal-hal lain menjadi kaku dan akhirnya membelenggu kita sendiri. Ambil prinsipnya, buat menjadi sederhana dan rubah ketika memang butuh dirubah.



by Ruudi S

Gaji Kompetitif

Something that you say which means that only stupid people will work for you if you do not pay very much.

Bagaimana Perusahaan dapat menyusun Kompensasi dan Benefit dengan benar :

Ada beberapa poin-poin yang harus diperhatikan jika Perusahaan Anda sedang menyusun Standar Kompensasi dan Benefit, yaitu :

• Posisi Perusahaan di Pasar (leader of followers market)
• Kemampuan Perusahaan, berkaitan dengan budget Perusahaan (monthly annualy income), Man Power Plan Perusahaan
• Memberikan gaji yang kompetitif
• Mengikuti standar upah minimum setempat, idealnya standar UMR
• Mengikuti standar perhitungan PPH21, BPJS
• Perhitungan kerja lembur sesuai aturan

Semoga bermanfaat.

Perhitungan THR

Bagaimana caranya menghitung THR?

THR (Tunjangan Hari Raya) adalah Pendapatan karyawan yang wajib dibayarkan oleh Perusahaan kepada karyawan atau keluarganya menjelang Hari Raya Keagamaan yang berupa uang.

Masa kerja minimal 3 bulan berhak mendapatkan THR. Masa kerja minimum 12 bulan secara terus menerus maka THR dibayarkan minimum 1 x Upah. Namun semua kembali ke Perusahaan, mau kasih 2 x Upah atau 10x Upah :D juga diperbolehkan, kesepakatan mengenai THR wajib tercantum pada Perjanjian Kerja Bersama atau Peraturan Perusahaan.

Masa kerja kurang dari 12 bulan secara terus menerus akan dihitung proporsional

Contoh :

ARI bekerja di Perusahaan anda selama 6 bulan. ARI adalah muslim, upah yang diterima ARI perbulan Rp 3.000.000, berapakah nilai THR yang diberikan ARI menjelang Lebaran?

6 Bulan/12 x upah = 6 bulan/12 x Rp. 3.000.000 = Rp 1.500.000 (THR yang diterima ARI)

THR wajib diberikan diberikan paling lambat tujuh hari sebelum hari keagaamaan karyawan (H-7).

Karyawan yang mengalami PHK dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari sebelum Hari Raya Keagamaan (“hari H”), maka karyawan yang bersangkutan tetap berhak atas THR (secara normatif).

Karyawan Sakit Tetap Dibayar

Bagaimana jika Karyawan sakit, apa saja yang menjadi hak karyawan?


Menurut Undang-undang Ketenagakerjaan Pasal 153, No 13 tahun 2003, bahwa Perusahaan dilarang mem-PHK karyawan yang tidak masuk bekerja karena Sakit (wajib dengan keterangan dokter) selama tidak lebih dari 12 bulan terus menerus.


 Upah yang dibayarkan kepada pekerja yang sakit (dengan surat keterangan dokter):


   4 bulan pertama, dibayar 100% dari upah

   4 bulan ke-2, dibayar 75% dari upah

   4 bulan ke-3, dibayar 50% dari upah

  4 bulan ke-1, dibayar 25% dari upah


Jika karyawan sakit namun tidak dapat menunjukkan Surat Keterangan Dokter maka karyawan dianggap MANGKIR sesuai Pasal 162 UU No 13 tahun 2003, dan tidak mendapatkan hak upah pada masa sakitnya. 

Dalam kondisi tersebut maka Perusahaan akan memberikan Surat Panggilan 2 kali berturut-turut dalam jangka waktu sekurang-kurangnya lima hari berturut-turut mangkirnya karyawan tersebut. Jika Surat Panggilan tidak direspon maka Perusahaan dapat/diperbolehkan (pada pasal 162 UU Ketenagakerjaan) mem-PHK Karyawan tersebut dengan kualifikasi bahwa Karyawan tersebut sudah mengundurkan diri.